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Le SIGI partenaire informatique des fusions 2018
29/11/2017 00:00
 

3 fusions de communes en janvier 2018

Le 1er janvier 2018, 3 fusions de communes deviendront effectives. Sur demande de ces communes, le SIGI assure l’aspect informatique de ces fusions.

Les communes de Boevange/Attert et de Tuntange deviendront „Helperknapp", Hobscheid et Septfontaines deviendront „Habscht", et finalement Rosport et Mompach deviendront „Rosport-Mompach".

Afin de préparer au mieux ces fusions, les 6 communes ont fait appel au SIGI pour les accompagner au niveau informatique.

Un défi exceptionnel pour une administration communale

Une fusion est toujours plus qu'un simple changement de nom ou de raison légale. Elle représente un défi majeur dans l'évolution d'une entité, de ses décideurs, de ses employés et de ses clients. Au vu de l'informatisation de beaucoup de processus et de procédures, l'informatique est un élément clé de la réussite d'une fusion.

Toutes les communes membres du SIGI travaillent sur les mêmes applications, les structures des bases de données sont identiques et les environnements sont normalisés. Grâce aux efforts de standardisation entrepris par le SIGI au courant de ces dernières années, deux communes membres qui fusionnent peuvent profiter non seulement de l'expérience du personnel du SIGI, mais aussi d'une plus grande facilité qui ne serait pas possible dans le cas d'une fusion de deux systèmes hétérogènes.

En effet, ceux qui ont déjà vécu une fusion entre deux entreprises savent aujourd'hui apprécier la valeur ajoutée d'un processus de fusion technique dans un environnement très standardisé, et ce pour un coût tout compte fait marginal.

Ainsi, les personnes responsables des fusions dans les communes (secrétaire, receveur, responsable Population ou encore secrétaire adjoint) peuvent se concentrer sur les autres tâches dans le cadre de la fusion, le volet informatique/technique étant garanti par les équipes du SIGI. Ils n'ont pas besoin d'apprendre de nouveaux outils ou de réfléchir sur des questions qui relèvent du domaine informatique. Tout au long du processus de fusion, les communes peuvent continuer à travailler avec les mêmes outils et les mêmes méthodes.

Jusqu'à présent, 9 fusions de communes ont été accompagnées par le SIGI : 2006 (Tandel, Kiischpelt), 2012 (Clervaux, Parc Hosingen, Commune de la Vallée de l'Ernz, Schengen, Esch-sur-Sûre, Käerjeng) et 2015 (Wiltz).

Un aperçu sur le timing

Les travaux préparatoires ont commencé début 2017, quand, lors de réunions avec les communes, les priorités ont été définies. Un cas classique est par exemple la cadence des facturations/quittancements, où des alignements peuvent s'avérer nécessaires. Ces changements relèvent encore de la responsabilité des élus des communes qui fusionnent. Le SIGI est présent pour détecter de tels cas de figure et pour conseiller les communes sur la meilleure approche pour y remédier dans l'optique d'une fusion réussie. Début septembre ont commencé les travaux sur le terrain, c'est-à-dire le travail sur les données qui sont stockées par le SIGI pour les communes.

Les sujets pour ces opérations sur le terrain sont très variés. Il peut s'agir par exemple, de tirer des listes d'anomalies, comme de faire des simulations dans différents domaines, ou encore de préparer les données. Un des grands défis pour les recettes est la clôture de fin d'année. En règle générale la clôture de l'exercice s'effectue au 30 avril de l'année suivante alors que lors d'une fusion, celle-ci doit être réalisée pour le 31 décembre de l'année en cours.

Le budget est un deuxième challenge majeur pour les communes. En effet, il doit être préparé pour la nouvelle entité sans que celle-ci existe, et ce conjointement par les 2 communes concernées. Ici encore, le SIGI met à disposition les outils nécessaires et aide les communes à fusionner les données.

En décembre, tous les registres doivent être fusionnés définitivement. En janvier, quand les communes auront fusionné, le SIGI aidera les administrations sur place.

Un projet pour l'ensemble du SIGI

Le projet des fusions implique l'ensemble des métiers du SIGI.

Pour le support Comptabilité, Colette Weiten, par exemple, est en contact avec les receveurs des communes concernées. Paul Schmit s'occupe des questions relatives à la Population et à l'Etat Civil. Tom Recken, qui a déjà accompagné 7 fusions, est le coordinateur et la personne de contact pour les communes. Il collabore étroitement avec les responsables métiers : Roland Biewesch (Finances), Marc Maîtrejean (Organisation Communale) et Sébastien Collot (Population).

Pour le SIGI, une fusion est bien plus qu'une évolution de la composition de ses communes membres. Il s'agit d'un projet, mené avec ces dernières, pour permettre les prochaines étapes du développement des communes fusionnées. C'est ainsi que même en ayant gagné de l'expérience avec les fusions déjà effectuées, une fusion est toujours un projet unique et d'envergure.​

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