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Bilan des activités 2017
18/06/2018 16:30
 

Partenaire informatique des fusions de l’année 2018

Le 1er janvier 2018, 3 fusions de communes sont devenues effectives. Sur demande de ces communes, le SIGI a assuré l’aspect informatique de ces fusions.

​Un projet qui se prépare à l’avance

Le 1er janvier 2018, 3 fusions de communes sont devenues effectives. Sur demande de ces communes, le SIGI a assuré l’aspect informatique de ces fusions.

Les communes de Boevange/Attert et de Tuntange sont devenues « Helperknapp », Hobscheid et Septfontaines « Habscht », et finalement Rosport et Mompach s’appellent désormais « Rosport-Mompach ».

Afin de préparer au mieux ces fusions, les 6 communes avaient fait appel au SIGI pour les accompagner au niveau informatique.

Un défi exceptionnel pour une administration communale

Une fusion est toujours plus qu’un simple changement de nom ou de raison légale. Elle représente un défi majeur dans l’évolution d’une entité, de ses décideurs, de ses employés et de ses clients. Au vu de l’informatisation de beaucoup de processus et de procédures, l’informatique est un élément clé de la réussite d’une fusion.

Toutes les communes membres du SIGI travaillent sur les mêmes applications, les structures des bases de données sont identiques et les environnements sont normalisés. Grâce aux efforts de standardisation entrepris par le SIGI au courant de ces dernières années, deux communes membres qui fusionnent peuvent profiter non seulement de l’expérience du personnel du SIGI, mais aussi d’une plus grande facilité qui ne serait pas possible dans le cas d’une fusion de deux systèmes hétérogènes.

En effet, ceux qui ont déjà vécu une fusion entre deux entreprises savent aujourd’hui apprécier la valeur ajoutée d’un processus de fusion technique dans un environnement très standardisé, et ce pour un coût tout compte fait marginal.

Ainsi, les personnes responsables des fusions dans les communes (secrétaire, receveur, responsable Population ou encore secrétaire adjoint) peuvent se concentrer sur les autres tâches dans le cadre de la fusion, le volet informatique/technique étant garanti par les équipes du SIGI. Ils n’ont pas besoin d’apprendre de nouveaux outils ou de réfléchir sur des questions qui relèvent du domaine informatique. Tout au long du processus de fusion, les communes peuvent continuer à travailler avec les mêmes outils et les mêmes méthodes.

Jusqu’à présent, 9 fusions de communes ont été accompagnées par le SIGI : 2006 (Tandel, Kiischpelt), 2012 (Clervaux, Parc Hosingen, Commune de la Vallée de l’Ernz, Schengen, Esch-sur-Sûre, Käerjeng) et 2015 (Wiltz). 

Un aperçu sur le timing

Les travaux préparatoires ont commencé début 2017, quand, lors de réunions avec les communes, les priorités ont été définies. Un cas classique est par exemple la cadence des facturations/quittancements, où des alignements peuvent s’avérer nécessaires. Ces changements relèvent encore de la responsabilité des élus des communes qui fusionnent. Le SIGI est présent pour détecter de tels cas de figure et pour conseiller les communes sur la meilleure approche pour y remédier dans l’optique d’une fusion réussie. Début septembre ont commencé les travaux sur le terrain, c’est-àdire le travail sur les données qui sont stockées par le SIGI pour les communes.

Les sujets pour ces opérations sur le terrain sont très variés. Il peut s’agir par exemple, de tirer des listes d’anomalies, comme de faire des simulations dans différents domaines, ou encore de préparer les données. Un des grands défis pour les recettes est la clôture de fin d’année. En règle générale la clôture de l’exercice s’effectue au 30 avril de l’année suivante alors que lors d’une fusion, celle-ci doit être réalisée pour le 31 décembre de l’année en cours.

Le budget est un deuxième challenge majeur pour les communes. En effet, il a dû être préparé pour la nouvelle entité sans que celle-ci existe, et ce conjointement par les 2 communes concernées. Ici encore, le SIGI a mis à disposition les outils nécessaires et a aidé les communes à fusionner les données.

En décembre 2017, tous les registres ont dû être fusionnés de façon définitive. En janvier 2018, quand les communes avaient fusionné, le SIGI a aidé les administrations sur place.​

Un projet pour l’ensemble du SIGI

Le projet des fusions implique l’ensemble des métiers du SIGI.

Pour le support Comptabilité, Colette Weiten, par exemple, était et est en contact avec les receveurs des communes concernées. Paul Schmit s’occupait des questions relatives à la Population et à l’État Civil. Tom Recken, qui a déjà accompagné 7 fusions, figurait en tant que coordinateur et personne de contact pour les communes. Il collaborait étroitement avec les responsables métiers : Roland Biewesch (Finances), Marc Maîtrejean (Organisation Communale) et Sébastien Collot (Population).

Pour le SIGI, une fusion est bien plus qu’une évolution de la composition de ses communes membres. Il s’agit d’un projet, mené avec les communes fusionnées, pour permettre les prochaines étapes de leur développement. C’est ainsi que malgré l’expérience acquise avec les fusions déjà effectuées, une fusion est toujours un projet unique et d’envergure.​

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