GESCOM - Fonctionnalités

GESCOM est un progiciel intégré développé pour assister les administrations communales luxembourgeoises dans leurs tâches administratives. Il est actuellement utilisé par plus de 167 entités et plus de 1500 fonctionnaires et employés.

GESCOM a été conçu comme un ensemble cohérent de différents modules. La base de données recueille les informations relatives à la population et aux finances de la commune.

GESCOM est le fruit d'un travail étalé sur plus de trente ans, il s'est enrichi au fil du temps de nombreuses fonctionnalités qui sont regroupées dans six ensembles:

Gestion des personnes

La gestion des personnes est la base de l'application GESCOM du SIGI.
Une personne est enregistrée de façon unique dans le système: une même personne peut être simultanément habitant de la commune, électeur, client et même fournisseur.
Cette gestion repose sur un relevé exhaustif des adresses luxembourgeoises. En effet le système intègre un recensement complet des rues, des localités et des communes luxembourgeoises.

Gestion de la facturation et des clients

Il intègre l'ensemble des fonctions nécessaires, à savoir:

  • la préparation de la facturation avec un paramétrage puissant des modes de calcul,
  • le calcul proprement dit avec l'impression du rôle et des factures, ainsi que de toutes les listes et statistiques nécessaires,
  • la comptabilisation avec l'impression des titres de recettes et les ordres d'exécution aux banques,
  • le suivi des clients avec la gestion des impayés.

Ce module s'articule autour de plusieurs entités:

  • le quittancement ou la facturation périodique des taxes communales comme l'eau, l'électricité, les ordures, etc.
  • la facturation directe permettant la facturation de taxes ponctuelles comme les taxes d'ambulance, les ventes de bois, etc.
  • la facturation de l'impôt foncier en relation avec l'Administration des Contributions,
  • l'intégration de facturations externes comme Chèques services, Wiges,... (format .xml)
  • la facturation électronique.

Comptabilités administrative et de gestion

L'application "Comptabilités" du SIGI garantit une gestion optimale des finances de la commune. Elle propose une séparation très nette entre la comptabilité administrative du secrétaire et la comptabilité de gestion du receveur.
Le suivi se fait par rapport à un budget initial. Ce suivi est fait également en partie double: le secrétaire effectue un suivi par rapport aux décisions du collège échevinal, c'est le compte administratif, alors que le receveur fait un suivi par rapport à la réalisation de ces décisions, c'est le compte de gestion.
La comptabilité administrative se gère en dépense et recette alors que la comptabilité de gestion est construite sur une comptabilité commerciale classique, alors même que le suivi se fait au niveau du budget. Cela permet un report automatique de tous les mouvements financiers dans les articles budgétaires correspondants.
Le module de la comptabilité du SIGI convient parfaitement aux communes luxembourgeoises, mais également aux syndicats intercommunaux.

Chèque-Service Accueil

L'application Chèque-Service-Accueil (CSA) s'articule autour des activités suivantes :

  • La gestion de la facturation du Chèque-Service-Accueil,
  • La gestion de la facturation du sport et musique,
  • La gestion via le PGI des MREs et des crèches.

Gestion des Offices Sociaux

Dans le cadre de la loi du 18 décembre 2009 organisant l’aide sociale, le Ministère de la Famille et le SIGI ont travaillé en étroite collaboration pour la mise en place de services pour la gestion des Offices Sociaux.

A la suite de cette collaboration, le SIGI est à ce jour en charge de la gestion des dossiers sociaux avec une solution de type CRM. Cette gestion englobe une centaine d’utilisateurs sur 31 nouveaux Offices Sociaux.

Le SIGI a adapté GESCOM pour la comptabilité des Offices Sociaux et il accompagne ceux-ci dans la préparation et le suivi de leur Budget.

Le SIGI assure le support téléphonique ainsi que des formations pour les assistants sociaux et le personnel administratif.

Traduction financière du plan de développement de la commune

Respectant les attentes en termes de gestion financière communale du gouvernement luxembourgeois, les administrations communales affiliées au SIGI sont aujourd’hui prêtes et disposent des bons outils pour mieux faire face aux défis pluriannuels de leurs communes. Une bonne gestion financière est impérative pour garantir une croissance pérenne des services aux citoyens. Le Plan Pluriannuel Financier (PPF) et le Tableau de Bord Financier (TBF) sont des services qu’un grand nombre de communes sont actuellement en train d’implanter. 

 

Logiciels complémentaires:  

A travers de GESCOM qui est le progiciel phare du SIGI, l'offre du SIGI s'est étoffée de différents progiciels complémentaires:

  • calcul des salaires via le logiciel APSAL,
  • gestion du cimetière,
  • gestion des personnes,
  • gestion des campings,
  • gestion des rôles de chasse et de pêche,
  • suivi de la demande de projets de constructions

Bien évidemment l'accès à tous ces progiciels se fait par le respect des règles de sécurité, chaque utilisateur ne pouvant accéder qu'aux modules qui lui sont autorisés.

Autour de GESCOM, le SIGI propose un environnement de génération de rapports très riche. On parle ici de listes de suivi, de statistiques, d'étiquettes et de lettres personnalisées que le SIGI a développé pour répondre aux demandes des communes. Cet environnement est très souple et offre à chacun la possibilité de développer ses propres rapports.

 

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