La comptabilité administrative est aussi appelée "comptabilité camérale". Elle est basée sur un budget annuel. Elle permet au secrétaire d'établir le budget, d'enregistrer les recettes et les dépenses sous forme de titres d'encaissement et de mandats de paiement.
Budget
Il est établi annuellement par la commune et approuvé par le Ministère de l'Intérieur.
Il comprend 4 grandes phases:
• la définition des articles
• la préparation du budget futur
• la gestion du nouveau budget
• les modifications du buget en cours d'exercice
Définition du budget
Ce module permet de construire le plan budgétaire de la commune. Il est à réaliser une seule fois.
Définition des articles budgétaires
• création des articles et de la structure budgétaire
• affectation des règles de gestion associées: TVA, compte comptable associé, période de validité, etc.
• mémorisation de la délibération commune en vue de rappel automatique sur les factures
Définition du plan analytique
• permet une répartition analytique des dépenses par nature de charge et par centre de frais
• permet par exemple de gérer les décomptes de chantier (décompte pluriannuel)
Définition des ventilations
• permet le regroupement des factures sur des articles budgétaires intermédiaires
• offre le choix entre ventilation manuelle ou automatique par pourcentage
Préparation du budget
• module optionnel qui peut être utilisé par les différents services
• permet de collecter dès le début de l'année les informations budgétaires auprès des différents responsables communaux
• permet de réaliser une simulation du futur budget
• accès spéciale limité à la saisie des chiffres uniquement
Gestion du budget
La commune va effectuer les opérations suivantes:
• ouverture du nouvel exercice
• intégration automatique de la proposition budgétaire
• saisie des emprunts
• paramètres du budget
o Renseignements statistiques
o Taxes
o Emploi salarié
o engagements financiers
o tableaux comparatifs
o fonds de réserve
o pacte logement
o délibérations
• saisie des montants et des délibérations
• gestion de multiples versions du Budget possible
• avancement des étapes
o Préparation
o Proposition
o Vote
o Approbation
• exécution des ventilations
• impression du budget communal selon le standard proposé par le Ministère de l’Intérieur en PDF
• extraction des données possibles
• échange avec le Ministère de l'Intérieur à l'aide d’un fichier électronique
Le budget est effectif après approbation par le Ministère de l'Intérieur:
• impression du budget approuvé avec remarques du Ministre
Plan Quinquennal Financier (PQF)
• planification sur 5 ans sur base du budget rectifié
• Simulation de l’impact des projets non-votes
Modification du budget
Ce module permet d'enregistrer l'historique des demandes de modifications budgétaires ainsi que les approbations ministérielles.
ACHATS
Gestion des projets
Module pour établir des décomptes sur les projets extraordinaires. Il aidera à la commune de suivre les dépenses liés à un projet ainsi que ces recettes sous forme de subsides.
Les données saisies dans la gestion projet peuvent après servir pour alimenter les plans pluriannuelles financiers et les tableaux de bords.
Gestion des Marchés
Ce module sert à saisir les données du marché lié à un projet
Bons de Commandes / Engagements
Ce module permet de réserver des crédits dès la commande des travaux. Il permet également l'impression du bon de commande. Cette réservation de crédit est automatiquement déduite du disponible budgétaire.
Gestion de la facture fournisseur
Ce module permet aux utilisateurs de saisir chaque facture fournisseur entrant. Elle offre les possibilités suivantes :
• Initialisation par un Pro Forma
• Initialisation par un Bon de Commande
• Lien vers Marchés, Projets
• Recherche rapide et avancée
• Appel des factures stockés sous format PDF ou autre sur un répertoire centrale ou Sharepoint
• Sert à initialiser les mandats de paiements.
La facture saisie va comporter principalement les coordonnées du fournisseur, le montant à payer, la date d'échéance du paiement ainsi qu'un texte explicatif. Elle peut être établie pour un fournisseur luxembourgeois ou de la zone euro, mais également pour un fournisseur étranger avec gestion de la devise étrangère.
Elle peut être associée à un article budgétaire soumis partiellement ou totalement à la TVA. Dans ce cas un tableau va permettre de saisir la répartition sur les différents taux de TVA, préparant ainsi la future déclaration de TVA. Elle peut être rapprochée d'un engagement. Elle peut également être répartie sur plusieurs comptes analytiques.
Comptabilité Administrative
Le secrétaire établit, conformément aux décisions du Collège Echevinal, les mandats de paiement ainsi que les titres de recette. Ceux-ci seront transmis au receveur pour exécution.
Mandats
Ce module permet d'enregistrer les factures relatives des fournisseurs et de les affecter aux articles budgétaires associés. Un mandat peut comporter une ou plusieurs factures, on parle alors de mandat individuel ou de mandat collectif. Un mandat est dit "mandat de paiement" dans le cas normal de paiement d'une facture, "mandat rectificatif" permettant de corriger un mandat de paiement, ou encore "mandat sur avis de dépenses" pour regrouper automatiquement des dépenses constatées par le receveur (factures de téléphones etc.)
Après signature par le bourgmestre et validation, le mandat est intégré au compte administratif. L'article budgétaire associé va traduire fidèlement les différentes étapes de ce travail. Enfin l'application offre la possibilité d'imprimer à tout moment un duplicata du mandat.
Titres
Le module de gestion des titres de recette est une copie conforme de celui des mandats de paiement.
Suivi de la comptabilité administrative
Suivi administratif
La consultation du budget permet d'avoir en un seul coup d'oeil l'état de la situation financière à la fois des travaux du secrétaire et du receveur. Ce suivi est valable pour la consultation des chiffres d'un article, d'une fonction ou d'un service complet. Certaines listes permettent de suivre la situation budgétaire et de mettre en évidence les dépassements. Le suivi analytique permet d'obtenir la balance analytique, une balance croisée et un décompte analytique des dépenses sur un ou plusieurs exercices. Enfin, il est possible d'obtenir automatiquement le contrôle de caisse trimestriel du secrétaire.
Consultation des mandats-titres et des factures
L'application offre un module performant de recherche des factures d'un fournisseur. Elle permet également d'imprimer les grand-livre des recettes et des dépenses, ainsi que toutes autres listes facilitant la gestion quotidienne.
L'application offre un module performant de recherche des factures d'un fournisseur. Elle permet également d'imprimer les grand-livre des recettes et des dépenses, ainsi que toutes autres listes facilitant la gestion quotidienne.
Compte administratif
En final, l'application permet d'établir automatiquement le compte administratif. Ce dernier inclut les ventilations, la communication par disquette avec le Ministère de l'Intérieur, ainsi que le retour de l'approbation ministérielle.
Signalétiques comptables
Ce module technique permet de définir les fournisseurs et leurs coordonnées, devise et banque de virement. Il permet également de définir les banques de gestion, les différents comptes du journal auxiliaire, ainsi que les périodes de TVA.
Paiement des mandats
Un module permet au receveur de réceptionner les mandats en toute tranquillité, en effet ce programme permet une réception manuelle, semi-automatique ou totalement automatique des mandats. De plus le programme contrôle la disponibilité budgétaire pour chaque article concerné, laissant l'initative au receveur de réceptionner ou non le mandat. Ce n'est qu'après réception que la facture est injectée dans la comptabilité et que le solde fournisseur est mis à jour. A partir de cet instant le mandat n'est plus d'aucune utilité et peut être rangé dans le classeur. Pour payer les factures, le receveur va les regrouper automatiquement dans un lot de paiement. Ce lot pourra être payé à travers d'une ou de plusieurs banques de son choix. Ceci est possible par tous les moyens de paiements: papier, disquette, Multiline. Parallèlement à cet automatisme, le receveur aura la possibilité de bloquer une facture d'un fournisseur ou à l'opposé de forcer le paiement d'un fournisseur par la banque de son choix. Le module permet d'adresser automatiquement une lettre au fournisseur l'informant du paiement.
Suivi des fournisseurs
Suivi administratif
L'application va permettre un suivi très classique des fournisseurs:
• recherche d'une facture et/ou de son paiement
• consultation en temps réel du solde, du chiffre d'affaires et des historiques
• balance et grand-livre
• balance âgée présentant l'échéancier des paiements à venir
Encaissement des titres
Ce module est relativement limité. En effet il ne concerne que peu de mouvements, comme la comptabilisation des subsides. L'essentiel de la gestion des recettes se fait par la comptabilisation automatique des factures du quittancement ou de la facturation directe (voir les chapitres correspondants).
Opérations financières
Ce module permet de comptabiliser les extraits bancaires avec toutes les facilités d'une comptabilité commerciale:
• report automatique du numéro et du solde du dernier extrait
• paiement d'une, de plusieurs ou de toutes les factures du client ou fournisseur
• possibilité de paiement partiel avec choix de la nature de charge pour un client
• saisie d'un avis de recette sur un client ou d'un avis de dépense sur un fournisseur
• saisie d'un mouvement dans la journal auxiliaire
• transfert de fonds vers une autre banque
De plus ce programme permet en une seule opération de traiter le paiement complet d'un lot de factures, de même pour un lot d'encaissement. Ces lots étant préalablement validés pour en exclure les opérations non réalisées. Ce programme offre en outre la possibilité d'imprimer des informations relatives aux factures clients faisant l'objet de poursuites. De même il permet d'imprimer, à destination du secrétaire, un relevé des avis de dépenses et de recettes enregistrés. Ce module intègre bien évidemment toutes les possibilités de recherche et d'impression relatives aux paiements et aux extraits bancaires.
Opérations diverses
Ce module permet la comptabilisation des salaires, des décomptes du CASS, des décomptes de TVA, etc. Ces opérations peuvent être basées sur des modèles "prédéfinis" qui vont faciliter le travail du receveur. Ces comptabilisations vont se faire entre le journal auxiliaire et les articles budgétaires sous la forme de mandats payés ou des titres encaissés. Le suivi du journal auxiliaire va être facilité par un module de lettrage. Ce dernier va permettre de regrouper les écritures qui se soldent afin de les masquer, mettant ainsi en évidence les écritures restant à traiter.
Suivi de la comptabilité de gestion
Ce module permet tous les suivis nécessaires à la gestion:
• balance et grand-livre des comptes généraux
• balance et grand-livre du journal auxiliaire
Les décomptes de TVA sont pris en charge automatiquement à travers des journaux d'achats et de ventes.
L'intégrité comptable est assurée en temps réel. Cela permet de pouvoir produire instantanément et à n'importe quel moment le contrôle de caisse du receveur. Enfin, le point fort de la comptabilité proposée par le SIGI est le journal de trésorerie des recettes (respectivement des dépenses): en effet, ces journaux vont rapprocher les mandats-titres des paiements correspondants. Le document se présente groupé par articles budgétaires, trié par mandats et factures, et va présenter face à chaque facture la ou les lignes de l'extrait bancaire de la banque qui les ont payées.
Clôture de l'exercice
La clôture de l'exercice permet de produire automatiquement:
• l'état des restants par nature de charge pour les clients et les fournisseurs
• l'état des décharges (après décision du receveur et du Conseil Communal)
• le document du compte de gestion
• la reprise automatique des restants dans le nouvel exercice
Le transfert au Ministère de l'Intérieur se fait sous forme de disquette.