Ce module permet l'intégration, en vue de recouvrement, des factures produites par l'Administration des Contributions. Il propose une fonction de mise à niveau des fichiers entre la commune et l'Administration des Contributions par un échange de fichiers des mouvements. Les factures produites par l'Administration des Contributions sont accompagnées d'un fichier qui est intégré automatiquement à GESCOM. Les titres et le suivi sont réalisés également automatiquement comme pour toute autre facturation externe.
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Gestion des raccordements
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Ce module appelé également "gestion des opérations guichet" permet d'enregistrer les demandes de raccordements aux branchements eau, électricité et antenne. Il permet la gestion des cautions versées avec le remboursement lors des départs. Ce module imprime automatiquement les différents contrats de raccordement, les cautions associées et la facture correspondante. De plus il en assure la comptabilisation. L'encaissement étant réalisé directement au guichet, le programme propose aussi un suivi des mouvements de caisse. Un historique est conservé afin de retrouver à tout moment une trace des opérations réalisées.
C'est le module central de la facturation. Il permet la facturation périodique des taxes communales. Quittancement - Gestion Cette entité regroupe toutes les fonctions utiles à l'exécution automatique du quittancement. Elle intègre un paramétrage basé essentiellement sur une tarification des taxes, la gestion des habitations et leurs équipements, ainsi que la gestion des contrats d'abonnements avec les clients. Gestion des tarifs C'est le module de base de la facturation, il définit les nombreux modes de calcul de la facturation des taxes comme par exemple: - le prix unitaire avec ou sans répartition par tranche de consommation
- la facturation d'un minimum ou d'un maximum
- la facturation sur base des estimations avec des avances périodiques minimales ou maximales, le calcul avec des prix moyens et d'un décompte en fin d'exercice
- l'application des déductions sur base de nombre d'occupants ou de mois et applicable sous forme de quantité, montant ou pourcentage
- la gestion de la nature de charge
- l'ordre de présentation sur la facture, le rattachement à un article budgétaire de recette
- l'affectation de la facturation au propriétaire ou au locataire
Gestion des équipements Ce module permet d'enregistrer les points de facturation ainsi que les équipements rattachés.
Il permet de garder un historique des équipements rattachés et de la consommation de ces équipements. Gestion des compteurs d'eau Ce module offre 3 modes de relevés des index des compteurs: - manuellement à partir d'une fiche historique
- automatiquement à partir d'un appareil portable de lecture ou des lectures à distance par radio fréquence
- par le portail MaCommune
La solution 2 fonctionne de la manière suivante: - la commune définit au préalable la tournée des lecteurs
- chaque jour, au moment du départ, la tournée est automatiquement chargée dans le portable
- le lecteur est guidé et saisit les index dans le portable, ce dernier se charge des contrôles de consommations en temps réel
- en fin de journée, le lecteur n'a plus qu'à décharger l'appareil, le report dans l'application GESCOM étant automatique
Le programme conserve un historique des index, les consommations moyennes, minimales et maximales.
La commune définit elle-même le moment de la lecture. Gestion des abonnements Ce module permet d'enregistrer le contrat d'abonnement entre le client et le point de facturation. On enregistre également la demande d'ordre permanent, la demande d'une adresse de facturation différente de celle du point de facturation. Ce module permet également le décompte final des taxes lors du déménagement d'un client. Dans ce cas la facture sera automatiquement imprimée et comptabilisée. Quittancement - Exécution C'est le module de traitement périodique des taxes communales. Ce module s'articule autour du programme calcul. Celui-ci va permettre de sélectionner tous ou une partie des points de facturation à traiter, toutes ou une sélection des taxes à facturer. Il permet l'impression des factures regroupées et triées suivant différents critères définis par l'utilisateur, ainsi que le rôle et plusieurs listes de contrôle et statistiques. Les factures imprimées sont mémorisées afin de permettre la réimpression ultérieure des duplicatas et de suivre l'évolution des consommations. Ce module permet la comptabilisation des factures clients, la communication avec les banques et en final le suivi des impayés clients. Comptabilisation des factures clients La comptabilisation va automatiquement réaliser les opérations suivantes: - création des titres de recettes par nature de recette
- mise à jour du solde clients avec création des postes ouverts et historiques
- comptabilisation du détail des factures par nature de charge
Communication avec les banques Le programme va automatiquement gérer les lots d'ordres permanents pour les communications avec les banques. Ces communications peuvent se faire sous forme de listes, de disquettes et par Multiline via CETREL. Suivi des clients Le programme intègre un module performant de suivi des impayés clients. La relance des retardataires se fait automatiquement sur base de la date d'échéance des factures. Le suivi des impayés est automatique et permet une gradation dans la mesure des actions à déployer, allant de la simple relance jusqu'à l'ordonnance de paiement. Bien évidemment, de nombreuses listes et statistiques complètent ce suivi, comme un grand-livre, une balance, des situtations de comptes et même une balance âgée permettant un suivi par période des factures échues et à échoir.
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Intégration des factures externes
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Ce module est une passerelle entre les facturations externes ou spécifiques à la commune et la comptabilité GESCOM. Par exemple, grâce à ce module, les factures issues de l'école de musique peuvent être automatiquement intégrées à GESCOM et bénéficier de toutes les facilités offertes: gestion des titres, suivi des clients, décomptes par nature de charge en fin d'année. Cet échange se fait simplement par un fichier au format prédéfini. Un contrôle de validité et d'existence des clients est réalisé en préalable à la comptabilisation. La comptabilisation, les communications avec les banques et les suivis des clients sont similaires au quittancement.
Ce module permet de facturer directement au client les prestations hors quittancement. L'application permet deux types de facturations: - La facturation immédiate comme la vente de bois, les prestations ambulance, e.a.
- la facturation répétitive comme la facturation des loyers des habitations communales
Chaque type de facturation peut faire l'objet d'un paramétrage spécifique avec des taxes également spécifiques. Les calculs et les décomptes sont similaires au quittancement. Il en est de même pour la comptabilisation, les communications avec les banques et les suivis clients. Les factures intégrent une large description des prestations. Les factures ainsi imprimées sont toutes mémorisées afin de permettre la réimpression ultérieure du duplicata.
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