Le SIGI en pionnier du projet PSDC au Grand-Duché

   Le SIGI se présente en précurseur dans le domaine de la dématérialisation et de la conservation de documents numériques, initiative compatible à la politique du « Digital Luxembourg » gouvernemental. C’est un pas logique, étant donné que le SIGI est, depuis plus de 30 ans, le doyen de l’exercice de conservation et que les communes lui ont donné l’assise pour traiter en bon père de famille leurs documents sensibles et de garantir leur durabilité.


Le Comité du SIGI a donc décidé d’entamer les premiers pas en vue de l’obtention d’une certification PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation), telle qu’elle est prévue par l’actuel projet de loi n°5432 relatif à l’archivage électronique qui devrait être soumis au vote de la Chambre des Députés dans les prochains mois [Mise à jour: la loi a été votée le 2 juillet 2015 par la Chambre des Députés].

La certification PSDC se base fortement sur plusieurs normes de l’Organisation internationale de normalisation (ISO) avec, en supplément, des dispositions spécifiques relatives aux activités de dématérialisation ou de conservation. Elle permet à un prestataire de faire certifier son système de dématérialisation et de conservation de documents et archives numériques. Ainsi sera créée une base légale qui donnera à une copie numérique, faite et gérée par un PSDC, la même valeur juridique que son original. Toutes les opérations réalisées par un PSDC sont réputées conformes aux exigences de la loi. A titre d’exemple, une copie numérique d’un contrat, faite dans les conditions définies par la loi, aura en justice la même valeur probante que le contrat original sur papier. 

Le SIGI, qui prend en charge l’ensemble du processus et en garantit la conformité, joue un rôle de précurseur au niveau national. En attendant que la loi soit votée, il est le premier prestataire de services public au Luxembourg à avoir initié les travaux préliminaires concernant une demande pour l’obtention d’un tel label PSDC.

Une certification PSDC permettra aux communes affiliées au SIGI de faire une centralisation de leur stockage de certains de leurs documents à valeur légale sensibles et de donner un réconfort certain sur la méthode appliquée par le SIGI pour le traitement de l’information. Cela représente pour les communes également une preuve de modernité et de sécurité vis-à-vis de leurs clients, garantissant la durabilité des données sensibles de l’époque digitale dans laquelle nous vivons aujourd’hui.

Dans une première phase, prévue pour les années 2015 et 2016, seul le statut de conservation et de stockage des factures clients numériques sera d’actualité (certification PSDC-C). Le SIGI accompagnera ses communes-membres à travers cette phase. Une extension possible vers la dématérialisation, c’est-à-dire la conversion de données physiques (sur papier) en données numériques, est d’ores et déjà envisagée (certification PSDC-D).
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